Hausreinigung in der Nebenkostenabrechnung richtig belegen

Die Position „Hausreinigung” gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten. Sie gehört auch zu den Positionen, die am häufigsten beanstandet werden – meistens nicht wegen der Höhe, sondern weil ein Mieter den Eindruck hat, es werde seltener gereinigt als abgerechnet.

Dann kommt die Frage nach den Belegen. Und dann zeigt sich, ob die Verwaltung vorbereitet ist.

Was die Rechnung allein nicht leistet

Mieter haben ein Recht auf Belegeinsicht. Die übliche Reaktion ist, die Rechnung des Dienstleisters vorzulegen. Auf der steht in der Regel: „Hausreinigung Objekt XY, Monat März, Pauschale.”

Das belegt, dass ein Betrag gezahlt wurde. Es belegt nicht, dass die Leistung erbracht wurde, und schon gar nicht in welchem Umfang. Wenn der Mieter behauptet, im März sei nur zweimal statt viermal gereinigt worden, steht Aussage gegen Aussage.

Was ein belastbarer Nachweis enthält

Ein Reinigungsprotokoll, das im Streitfall trägt, hält fest:

• Datum jedes Einsatzes. Nicht „im März”, sondern die einzelnen Termine.
• Welche Positionen erledigt wurden. Treppenhaus, Keller, Eingangsbereich, Fenster – jeweils abgehakt oder als nicht fällig gekennzeichnet.
• Wer den Einsatz durchgeführt hat. Name oder Kürzel genügt.
• Auffälligkeiten. Defekte Leuchte, verstopfter Gully, abgestellter Sperrmüll.
• Unterschrift oder digitale Bestätigung.

Das ist kein großer Aufwand. Ein Protokollbogen im Hausflur oder eine kurze digitale Erfassung nach jedem Einsatz reicht aus. Entscheidend ist, dass es kontinuierlich passiert und nicht rückwirkend zusammengeschrieben wird.

Der Aushang im Hausflur wirkt doppelt

Ein Reinigungsplan, der im Treppenhaus aushängt, hat zwei Funktionen. Er informiert die Bewohner darüber, was wann gereinigt wird – und er nimmt der häufigsten Beschwerde die Grundlage.

Ein großer Teil der Beanstandungen entsteht nämlich aus einer Erwartungslücke: Der Mieter geht davon aus, dass wöchentlich auch der Keller gewischt wird. Im Leistungsverzeichnis steht dafür aber ein monatlicher Turnus. Wenn beides sichtbar aushängt, klärt sich das ohne Diskussion.

Wir hängen deshalb bei jedem Treppenhaus-Objekt auf Wunsch einen Plan aus, auf dem Turnus je Fläche und Ansprechpartner stehen.

Turnus und Preis müssen zusammenpassen

Ein Punkt, der bei Prüfungen regelmäßig auffällt: Der Vertrag mit dem Dienstleister nennt einen wöchentlichen Turnus, die Kalkulation basiert aber auf 14-täglicher Reinigung. Oder umgekehrt: Es wird wöchentlich gereinigt, aber im Vertrag steht kein Turnus.

Beides ist angreifbar. Umlagefähig ist, was tatsächlich und wirtschaftlich angemessen erbracht wurde. Wenn Turnus, Vertrag, Protokoll und Rechnung dieselbe Sprache sprechen, ist die Position sauber. Wenn nicht, wird sie zum Angriffspunkt.

Was nicht in die Position gehört

Ein zweiter häufiger Fehler ist die Vermischung von Leistungen. In die Position Hausreinigung gehören die laufenden, wiederkehrenden Reinigungsarbeiten an Gemeinschaftsflächen.

Nicht hinein gehören einmalige Leistungen wie eine Grundreinigung nach Renovierung, die Beseitigung von Vandalismusschäden oder die Entsorgung von Sperrmüll. Diese sind entweder gesondert umlagefähig oder gar nicht – aber sie dürfen nicht in der laufenden Pauschale verschwinden.

Deshalb weisen wir Sonderleistungen immer getrennt aus, auch wenn sie im selben Monat anfallen. Für die Verwaltung ist das mehr Papier und weniger Ärger.

Für Verwaltungen mit mehreren Objekten

Wenn Sie mehrere Objekte in einem Ort oder in benachbarten Orten betreuen, lohnt sich eine einheitliche Struktur: gleicher Protokollbogen, gleiche Positionsbezeichnungen, gleicher Abrechnungszeitraum. Dann lässt sich eine Rückfrage in Minuten beantworten statt in Stunden.

Wir liefern bei mehreren Objekten eine monatliche Sammelübersicht, aus der sich die Einzelobjekte herausziehen lassen. Das ist der Teil unserer Arbeit, über den beim Vertragsabschluss selten gesprochen wird und der im Alltag am meisten Zeit spart.

Zusammengefasst

Die Rechnung belegt die Zahlung. Das Protokoll belegt die Leistung. Der Aushang verhindert die Beschwerde. Erst zusammen ergibt das eine Position, die einer Belegeinsicht standhält.